Quand et comment réaliser son audit de surveillance Qualiopi ? 

Dans un second temps, il s'assure que l’organisme respecte bien la marque Qualiopi et que la diffusion du logo comporte une mention des catégories d'activités pour lesquelles il est agréé, à savoir :

• Actions de formation

• Bilans de compétences

• Actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience

• Actions de formation par apprentissage

Soyez particulièrement vigilant à ne pas faire figurer le logo Qualiopi sur un programme car la certification porte sur votre organisme, pas sur un programme. 

Cas des nouveaux entrants 

Lors de l’audit initial Qualiopi, certains indicateurs n’ont pas été audité ou partiellement.

L’auditeur portera donc son attention sur les indicateurs non audités comme :

• La communication des indicateurs de performances

• Que l’évaluation de vos formations soient mise en œuvre

• L’exploitation de vos veilles sur votre secteur d’activité et sur l’innovation pédagogique

• Les moyens mis en œuvre pour maintenir vos compétences à jour et celle de vos personnels

Attention également si vous avez reçu des stagiaires en situation de handicap:

• Avez-vous formalisé vos actions d’adaptation ?

Il en va de même pour les organismes qui commercialisent des formations certifiantes depuis l’audit initial.

Comment se déroule l’audit de surveillance 

L’audit de surveillance se fera sur place obligatoirement si votre audit initial avait été réalisé à distance.
Il dure une demi-journée. Il faut donc être bien préparé car vous ne savez pas quel échantillon l’auditeur va choisir. 
Ne prenez pas le risque de préparer uniquement  la dernière formation. On s’attarde souvent sur celle qui est est la plus vendue mais l’échantillon reste de la responsabilité de l’auditeur. 

Quid des non-conformités détectées :
En cas d'écart, les règles sont les mêmes qu'après l’audit initial :

• Si l'écart est faible, (non-conformité mineure) le plan d'action doit être mis en œuvre dans les 6 mois ; 
  

• Si l'écart est grave, (non-conformité majeure) il doit être supprimé dans les trois mois. Pendant ce temps , votre certification Qualiopi sera suspendu pendant trois mois afin de mettre en place des mesures correctives mais sans impact sur le financement des formations.

• Ce n'est qu'en l'absence de ces mesures correctives que la certification peut être suspendu ou révoqué.
  

Conclusion 

L’audit de surveillance Qualiopi permet de ne pas oublier trop vite le référentiel qualité et les processus qui en découlent.
La certification Qualiopi est en effet une démarche d’amélioration continue et un outil de management de votre activité. 

Le secret est d’être bien préparé car l’audit dure une demi-journée pour l’ensemble des actions. Il vous faut donc être synthétique, avec l’ensemble des preuves à disposition. 

Nous avons créer une nouvelle offre d’accompagnement des organismes de formation leur permettant de réussir cette étape de leur certification.