Comment faire vivre l'amélioration continue dans Qualiopi ?

Les résultats d’un organisme de formation sont fonction à la fois de sa volonté en matière d’amélioration continue et de la présence de processus d’amélioration continu dans son organisation.
Ces processus doivent non seulement être connus et acceptés par l’ensemble de l'équipe, qu'elle soit interne ou externe, mais aussi mener à des actions concrètes tout au long de l’année.
La fréquence d'analyse est liée à votre activité et à votre structure.
Si je suis seul, une fois par semestre peut être une fréquence cohérente, mais si je réalise plus de 50 formations par mois avec une équipe pédagogique, alors je peux réaliser une réunion qualité chaque fin de mois ou de trimestre.
L'essentiel est de faire vivre votre Qualiopi et en faire un véritable outil de management. 

1. Choisir ses indicateurs clés?

Cela dépend des objectifs que vous avez fixés pour votre organisme de formation.
Ces résultats peuvent prendre la forme de chiffres, de moyennes, d’événements, de commentaires…
La plupart du temps, c’est taux de satisfaction des apprenants qui sont inclus dans le calcul des indicateurs clés.
Il est également possible d’avoir des indicateurs clés globaux ou par activité donc à des niveaux différents. L'idéal est de pouvoir suivre des indicateurs sur vos formations clefs.

Voici quelques exemples d'indicateurs clés :

Taux de satisfaction des formateurs et des apprenants sur leur formation.

- Taux de réussite des apprenants à l’examen final si vous dispensez des formations certifiantes

- Taux de satisfaction générale vis-à-vis du service pédagogique.

- Taux de satisfaction générale vis-à-vis du service administratif.

- Le nombre d'incidents et/ou de réclamations

- Le nombre d'abandons pendant la formation

Qualiopi vous propose des exemples d'indicateurs incontournables selon vos actions ( Actions de formation - Bilan de compétences - CFA...)

Le plus important est de choisir vos indicateurs clés en fonction :

- de vos objectifs ( objectifs, équipe pédagogique, direction...)

- de votre stratégie ( stratégie de formation, objectifs de l'organisme...)

- de vos moyens ( moyens humains et financiers)

- de ce que vous mesurez déjà par ailleurs ( bilans, enquêtes ...)

Et surtout de la méthode de collecte des informations.
Là encore, il n'y a pas de règle absolue, mais selon le volume de formation que votre organisme réalise, il est important de mettre en place une automatisation de l'envoie de vos questionnaires afin de faciliter l'analyse des retours. 

2. L'importance d'établir des objectifs et des plans d'action

L'élaboration d'objectifs précis et la réalisation d'un plan d'action réel sont une étape cruciale dans la mesure de la qualité de vos formations.

Un plan d'action met en place un programme d'actions permettant à votre formation d'atteindre ses objectifs. Les objectifs doivent être définis de manière claire et précise et les actions doivent être adaptées à la situation de votre structure.

Si vous n'avez jamais fait de plan d'action, cela peut sembler compliqué et vous avez peut-être l'impression que cela ne sert à rien. Cependant, si vous vous donnez la peine de rédiger un plan d'action, votre démarche sera efficace.

Voici comment procéder :

Étape 1 : Définir ses objectifs

Commencez par définir vos objectifs pour cette année ou pour le reste de l'année en cours.

Par exemple :
- Avoir un taux de satisfaction supérieur à 95% par formation
- Réduire de 10% les difficultés de connexion à votre plateforme d'E-learning
- Réduire de 5% les abandons pendant la formation
- Augmenter de 50% l'utilisation de la veille dans la construction des contenus pédagogiques
- Former 100% de l'équipe pédagogique en 2022

Vos objectifs doivent se définir selon :
- l'analyse des enquêtes satisfaction
- l'analyse des incidents, aléas et réclamations
- votre stratégie de développement de votre organisme

Ils doivent être SMART et vous pouvez les expliquer et les justifier auprès d'un enfant.

S : vos objectifs doivent être spécifiques
M : vos objectifs doivent être mesurables
A : vos objectifs doivent être atteignables
R : vos objectifs doivent être réalistes
T : les objectifs doivent être temporels

Qualiopi, vous laisse libre du choix de vos objectifs. L'essentiel étant qu'ils vous permettent d'améliorer la qualité de vos prestations.

Une fois vos objectifs définis, il reste à mettre en place les plans d'action permettant de les atteindre.
Ce dernier point est crucial car l'échec se trouve souvent à ce stade. C'est la clef pour réussir.

Étape 2 : identifiez les tâches à réaliser

Pour chaque objectif, vous devez définir les étapes à réaliser pour atteindre cet objectif.
Explicitement, en fonction de vos priorités.
Vous devez utiliser un tableau.

Exemple :
1. Objectif : Envoyer une newsletter dans 8 langues pour la prochaine rentrée scolaire
1.1 Étape 1 : Trouver une personne qui maîtrise le français, mais pas nécessairement les autres langues
1.2 Étape 2 : trouver une personne qui maîtrise l'allemand
3 Étape 3 : trouver une personne qui maîtrise l'espagnol
4 Étape 4 : trouver une personne qui maîtrise le chinois
etc.

Étape 3 : allouez les ressources

Qui est responsable de l'atteinte de l'objectif et de l'exécution des taches.
Avez-vous le ressources en interne ou faudra-t-il faire appel à un prestataire expert ? 

Étape 4 : planifiez et priorisez les tâches

C'est le moment de fixer une date à chaque tâche.
Pour avancer efficacement, il est important de respecter ces dates en fonction de sa priorité
Pour les structures ayant des ressources adaptées, l'utilisation du diagramme de Gannt est une excellente solution.

Etape 5 : mesurez l'évolution des taches et les résultats obtenus

Le responsable de l'objectif doit, selon le timing d'exécution de la tache, savoir où il en est.
Il doit détecter rapidement les difficultés qui sont bloquantes.
Il doit mesurer les premiers résultats afin d'être sûr que l'objectif fixé sera atteint.

3. Comment piloter votre l'amélioration continue ?

En planifiant dans votre emploi du temps des plages d'analyse.
Il n'y a pas de rythme idéal. Il faut que vous puissiez trouver le vôtre dans le but de faire de cette étape de prise de recul un moment agréable qui mesure à la fois vos avancées et vos échecs.
Car oui, votre plan d'action peut échouer. Ce n'est pas grave au contraire, il s'agit d'un apprentissage supplémentaire.

Prenez le temps de vous poser les 5 "pourquoi" afin de comprendre les raisons de l'échec ou de la réussite d'une action.
Une fois cela fait, il faut avoir une vision globale de votre organisme.
* Quels sont les freins à la performance? Il faut les identifier. Ils peuvent être des habitudes, des structures, des processus, etc...
* Quels sont vos leviers de performances ?

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